Le Covid a accéléré les réflexions des entreprises sur la refonte de leur schéma immobilier, surtout dans les zones urbaines tendues, où les coûts d’hébergement représentent une partie considérable des coûts fixes de l’entreprise. C’est un bouleversement sans précédent qui est en route. Derrière l’enjeu financier considérable, toucher à l’environnement de travail de vos collaborateurs est un sujet ultra-sensible, car vous touchez à leur quotidien et leur intimité.

J’en ai pris toute la mesure lorsque j’ai piloté le déménagement du siège social du groupe Orano et revisité son concept d’accueil des collaborateurs. Petit tour d’horizon des quelques questions à se poser pour apporter des solutions durables, équitables et globales à votre entreprise.

Vous êtes sur le point de choisir un nouveau site et/ou de nouveaux aménagements dans votre site existant ? Il est utile (pour ne pas dire indispensable) de réaliser une analyse préliminaire d’impacts du projet. Vous obtiendrez des pistes intéressantes pour arbitrer vos priorités, et construire le sens autour des futurs espaces de travail à créer. 

Quels sont vos enjeux prioritaires dans le cadre de ce projet ?

Posez-vous honnêtement la question de vos priorités :

Voulez-vous accélérer l’appropriation du digital ? Favoriser la mobilité inter ou intra sites ? Renforcer l’intégration des prestataires auprès de vos équipes ? Aider au décloisonnement des entités entre elles et faire tomber les silos ? Renforcer l’attractivité de votre entreprise auprès de candidats potentiels, en lien avec le déploiement du télétravail ?

Tissez le fil de l’histoire de transformation que vous souhaitez déployer avec vos équipes.

Pourquoi et comment embarquer l’équipe de direction dès le début sur ce projet ? 

L’importance de l’aménagement des espaces de travail est sous-estimée. Or il touche au lieu de vie et de travail de vos équipes, l’endroit où elles passent le plus de temps de leur vie. Rien de moins ! 

En modifiant les espaces, vous bousculez en profondeur les façons de travailler, avec un impact fort sur les organisations et les comportements. Certains impacts peuvent être anticipés. D’autres se découvrent in situ et vous poussent à vous adapter. 

J’ai constaté qu’une des conditions clé d’adhésion des équipes aux nouveaux espaces de travail est l’engagement et l’exemplarité de la Direction Générale dès le début du projet : la fin des bureaux individuels au profit d’espaces ouverts, l’utilisation équitable des espaces collectifs s’approprient sans tensions si tous les niveaux de l’organisation se prêtent au jeu.

J’ai le souvenir mémorable d’une intervention improvisée du DG d’Orano lors d’un événement managérial, dans lequel je venais présenter mes premières réflexions issues de visites d’autres sièges réaménagés (les fameuses ‘learning expeditions’). Après mon pitch, il se lève dans la salle pour prendre la parole : « Après réflexion, j’ai décidé de renoncer moi aussi à mon bureau individuel cloisonné. Je trouve cela motivant de travailler au milieu des équipes. » Vous n’imaginez pas l’effet de sidération sur l’assistance, et le coup de pouce phénoménal qu’il m’a donné ce jour-là pour lancer le projet.

Les nouveaux environnements de travail embarquent souvent d’autres transformations importantes : élargissement des pratiques de télétravail, digitalisation des documents et déploiement de la signature électronique, … 

Il est également important que les dirigeants des sociétés concernées portent avec conviction et pédagogie ces principes auprès des équipes. A ce titre, une animation ou même un coaching des Comités de Direction peuvent être utiles pour converger sur ces principes fondateurs, en être les ambassadeurs et enrichir la vision de l’entreprise.

Comment se donner quelques moyens pour accompagner le changement sur ces nouveaux environnements auprès des équipes ? 

L’accompagnement sur le terrain est clé. Dit autrement, il y a un fort risque de désengagement, de Risques Psycho Sociaux (RPS) ou d’absentéisme des collaborateurs après un déménagement ou réaménagement de site. La régularité de la communication et la richesse du dispositif d’appropriation permettent d’atteindre le plus grand nombre et de réduire l’anxiété liée aux imprévus au moment de leur installation. 

Quelques modalités d’accompagnement que vous pouvez utiliser :  réaliser un mini showroom de démonstration des futurs espaces de travail, recourir à des outils de simulation 3D réalistes, animer des ateliers de co-construction des nouveaux espaces de travail, construire une charte de vie en espaces ouverts, communiquer régulièrement sur l’avancée des travaux, engager des « learning expeditions » sur d’autre sites ayant mené récemment ce type de projet, …

Selon moi, plus on anticipe et on projette en amont les équipes dans leur futur environnement, plus la résistance au changement s’apaise et le temps d’appropriation se réduit. 

Quel dialogue social souhaitez-vous engager sur ce sujet ?

Les représentants syndicaux sont souvent très sensibilisés et informés sur les enjeux et les risques des nouveaux environnements de travail.

Ma recommandation est de les associer en amont dans la démarche. S’ils peuvent se montrent rugueux au démarrage et exigeants tout au long du projet d’aménagement, ils apportent un questionnement intéressant et large sur les points de vigilance à prendre en compte. Ils peuvent être soutenants dans l’accompagnement des modes de travail associés à ces nouveaux espaces : nouveaux accords de télétravail, 

Quelques modalités d’accompagnement que vous pouvez utiliser avec les IRP : organiser des learning expeditions pour leur faire appréhender la cible des nouveaux environnements visés, faire venir le space planner en charge des nouveaux aménagements pour présenter le schéma d’aménagement retenu et répondre à leurs questions techniques (surfaces disponibles, réalisation des travaux, suivi des consommations du bâtiment, …)

Quelques exemples de réalisations

• Directrice de projet du nouveau siège social d’Orano (projet de 17 000m² / 950 collaborateurs concernés). L’histoire de la transformation a été de concevoir un site collaboratif, digital, éco-responsable et facilement accessible à tous les collaborateurs du groupe
• Participation à de nombreux benchmarks sur les nouveaux environnements de travail avec d’autres entreprises (Framatome, EDF, Sanofi, Engie)

À PROPOS DE L’AUTRICE

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