En ces périodes de bouleversements permanents, la tentation est forte de lancer des initiatives digitales en ‘mode pompier’, au fil des actualités urgentes et des demandes remontées par les équipes. Ces solutions sont souvent déployées à la hâte, sans prendre le temps pour accompagner et permettre l’appropriation. Avec souvent, vous l’avez sans doute déjà vécu, des résistances voire des désillusions à la clé.

Vous êtes dirigeant d’une entreprise, ou bien en responsable SI/Digital. Je vous partage mes petites recettes et principaux ingrédients pour réussir l’accompagnement de votre transformation digitale : 

• Une bonne dose de souplesse : faites des étirements ! Rechercher un juste équilibre entre l’ambition et le cadre que vous posez sur l’évolution digitale de votre entreprise et la réalité remontée par le terrain. Des visites régulières auprès des équipes sur sites, de courtes enquêtes de satisfaction peuvent vous donner des informations utiles pour vous ajuster
• Un soupçon de structure et de méthode : formalisez une première feuille de route de votre transformation digitale. Accompagner la transformation passe par des chantiers incontournables : une communication régulière sur les réalisations, une montée en compétences progressive des équipes en respectant le rythme de chacun, un support et une assistance réactive aux utilisateurs, des communautés de pratiques digitales à structurer. Mais comment doser votre effort pour chacun des chantiers ?
• Une dose d’écoute : évaluez le niveau de maturité de vos équipes à date sur le digital. Les collaborateurs ne vous ont pas attendus pour avancer. Alors autant ne pas faire comme si vous partiez de 0, ou alors en décrétant un déploiement à marche forcée. Prenez le pouls des pratiques existantes. Pour cela un questionnaire d’évaluation des usages, du niveau de maturité et de satisfaction des solutions existantes est peu coûteux en ressources et peut vous permettre d’avoir une photographie à date, et de fait de fixer des ambitions réalistes. Sans compter que les collaborateurs apprécieront qu’on leur demande leur avis. Bien préparé, le taux de réponses peut être élevé et vous permettre d’obtenir plus facilement l’adhésion par la suite!
• 2 pincées de Communication : elle est essentielle pour embarquer les collaborateurs de la transformation digitale : valoriser les enjeux associés, mettre  en lumière les réussites des équipes, analyser les échecs (si vous avez une culture d’entreprise qui accueille et est à l’aise avec les apprentissages des échecs). Jouer sur la diversité des formats pour maintenir l’intérêt : webinaires, témoignages vidéos, newsletters, … Les modalités ne cessent de se réinventer.
• Quelques grammes de Formation : la formation est indispensable pour la montée et compétences et l’appropriation des solutions. Les gisements de productivité associés à l’acquisition de nouveaux usages digitaux sont considérables. A l’inverse, l’absence d’effort peut aussi aboutir à des chutes drastiques d’efficacité. La difficulté tient à ce que la formation doit s’adapter au niveau de maturité de chacun. Des quiz d’auto évaluation et des approches par profils d’utilisateurs peuvent guider le collaborateur dans le choix du parcours de formation qui lui convient le mieux. Là encore les modalités ne cessent d’évoluer: e-learning interactifs, réalité virtuelle / augmentée, parcours certifiants,… Même si le présentiel régresse, interrogez-vous s’il peut encore apporter de la valeur dans certains cas!  
• 3 gouttes de support et d’assistance : les bugs et dysfonctionnements non résolus peuvent rapidement devenir des irritants insurmontables et tout simplement enterrer certaines solutions digitales! Quand on considère les montants en jeu, on comprend l’importance à donner à ce chantier. Là encore, les scénarios hybrides ont une place de choix : trouver la meilleure équation entre le support en interne de vos experts et le support externe apporté par les éditeurs de solutions. Selon le nombre d’utilisateurs à accompagner, la complexité des fonctionnalités à maîtriser, l’équation peut largement varier d’une solution à l’autre. Il faut néanmoins ne pas oublier d’envisager différents scénarios de support!
• Une bonne dose de Communautés de pratiques : c’est la pierre angulaire de votre accompagnement digital! Vos collaborateurs sont votre principal atout pour accompagner la transformation. Chacun va développer selon ses goûts et prédispositions une expertise sur les différentes solutions digitales, qui peuvent faire de lui un ambassadeur (ou une ambassadrice) de choc! A vous de faire émerger des communautés de pratiques, et de leur donner un minimum de ressources pour vivre. Si certains ambassadeurs peuvent se montrer très engagés au démarrage, la communauté s’essoufflera très vite si vous ne rendez pas leurs contributions visibles : intégration dans les objectifs individuels, validation de la mission par les managers, formations spécifiques,… Cette solution d’accompagnement reste de loin la plus économique et la plus pérenne, par rapport au recours à des expertises externes. 
• Sans oublier une tasse de Leadership : l’équipe dirigeante de l’entreprise se doit d’être exemplaire sur les pratiques digitales. Comment prôner l’appropriation des GED, d’outils collaboratifs,d’ERP de gestion ou de solutions métiers, lorsqu’on n’en est pas soi-même un ambassadeur engagé ! Soyez un cordonnier bien chaussé, et montrez l’exemple en utilisant les nouvelles technologies et en encourageant vos collègues à les adopter. Vos lacunes en la matière se voient davantage que celles des autres.

Enfin, votre plan d’accompagnement est cohérent avec votre culture d’entreprise. Quelle place votre entreprise réserve à l’innovation, la créativité et la collaboration? Il est important d’imaginer des modalités de transformation digitale alignées avec les valeurs et comportements de votre entreprise.

Quelques exemples d’interventions

Dans le cadre de la création de la Direction de la Transformation Digitale du Groupe Orano :

• Construction du plan de transformation digitale à 2 ans : plan de communication, plan d’acculturation et de formation, cadrage de l’organisation du support
• Conception et animation d’un programme de formation spécifique pour les équipes digitales : formation aux fondamentaux de l’Expérience Utilisateurs et à l’Interface Utilisateurs, ainsi qu’à la gestion de projets agiles
• Lancement des premières animations de communauté : GED, outils collaboratifs notamment

Dans le cadre de l’accompagnement du Directeur de la Transformation Digitale « métiers » du Groupe Egis:

• Soutien à la construction de la roadmap digitale et du plan de transformation
• Soutien à la réalisation d’actions de communication : articles d’acculturation, newsletters,
• Soutien à la réalisation d’actions de formation : design de modules d’e-learnings, en présentiel, …
• Soutien à l’animation du Comex

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